O Secretário

De um Secretário atuante e moderno, são requeridos alguns requisitos relativos à pessoa
CL Luiz Carlos de Oliveira *
Mesmo com modernização de conceitos ou com a oferta renovada a cada semana de aparatos eletrônicos, seja qual for o nível hierárquico (Clube, Distrito, etc.), não há como se destituir do cargo de Secretário os atributos que dele se espera.

Desse modo, imaginando-se um Secretário atuante e moderno, poderia se dizer que dele são requeridos alguns requisitos relativos à pessoa, tais como:

Dedicação: Não há como exercer adequadamente este cargo sem que haja uma pré-disposição do titular para se dedicar com afinco aos trabalhos da secretaria.

É preponderante que o Secretário coloque diariamente em sua lista de prioridades alguma atividade de seu cargo, caso contrário, ele, frequentemente, estará em dificuldades para levar adiante e de forma adequada sua missão.

Dedicar-se continuamente é a chave para o sucesso desta função.

Estar pronto para Servir: Em principio o Secretário deve sempre estar a disposição dos companheiros, do clube e/ou Distrito, principalmente naqueles momentos de importância.

Guardadas as devidas proporções, ele é um prestador de serviços a seus companheiros, seu clube ou Distrito, tal qual ocorre nos demais cargos de Diretoria.

Sua presença será requerida em todas reuniões de que seu clube ou Distrito realize. O Secretário deve estar preparado para comparecer, não tão somente pela atribuição de seu cargo mas muito mais pela consideração e compromisso que certamente terá com aqueles que acreditaram em sua capacidade de enfrentar o desafio deste cargo.

Jamais o Secretário deve transferir ao Presidente a incumbência de obter um substituto sem antes ter, por si mesmo, procurado por uma reposição e, se possível, espera-se que esta reposição seja tratada com adequada antecedência, a fim de facilitar todo o processo.

Alguns exemplos do que se deve evitar ou seguir:

  1. Em uma reunião, surge a necessidade de se emitir uma carta, um requerimento, etc. Cabe ao Secretário pré dispor-se a fazê-lo, mesmo que seu voto ou idéia não tenha sido a opção aprovada pela Diretoria.
    Se tiver dificuldade, deve pedir ajuda e não evitar de fazê-lo.
  2. Nas recepções festivas organizadas pelo clube ou Distrito, é comum o Tesoureiro pedir ajuda para confirmar quantos estão presentes ao jantar, para pagar corretamente a conta ao Restaurante.
    Cabe ao Secretário estar preparado para colaborar com o Tesoureiro utilizando a lista de presenças como base.
  3. Em ocasiões de gala ( visita do Governador, Comemorações de datas especiais, etc.), o Secretário deve estar preparado para, juntamente com o Tesoureiro, oferecer uma forma simplificada de recibo de pagamento de adesões, emissão de comprovantes de comparecimento e registro de presenças para visitantes.
  4. Nestas ocasiões, também será necessário que o Secretário ofereça algum subsídio ao Diretor Social para facilitar-lhe a composição hierárquica requerida pelo protocolo, principalmente porque, nestas reuniões, o tempo é curto para montá-lo.
  5. O Secretário deve sempre dar a necessária importância para os assuntos que lhes são trazidos pelos associados, demonstrando que tem controle das atividades de sua atribuição no clube.
Ser eficaz:

Estar permanentemente em dia com os assuntos da secretária ( ou muito próximo disto) é o ideal para se conduzir tranquilamente esta função.

O mais importante é realizar a coisa certa na hora certa:

  1. Uma carta de agradecimento ou um convite para comparecimento em evento do clube deve ser remetido ao destinatário com a adequada antecedência, para que cause o efeito desejado.
  2. Um controle de freqüência deve ser apresentado aos sócios com informações corretas e atuais para que cause o impacto desejado a quem venha lê-lo.
  3. A ata de uma reunião deve ser lida aos associados na primeira reunião seguinte, ou mesmo, remetida eletronicamente àqueles que têm e-mail, para que: a)se tenha um registro das decisões nela aprovadas; b) sejam recordadas, confirmadas e c) principalmente, para que se tenha um acompanhamento eficaz das atividades que estejam em curso.
Atualizar-se em Tecnologia:

Computadores, páginas da Web, Correio Eletrônico, Comunicação oral e visual por intermédio da Internet e outras facilidades que hoje possam estar disponíveis não podem ser relegadas a um segundo plano por parte de um Secretário.

Vivemos um momento em que a locomoção é dispendiosa e em que os membros da organização Lions podem não estar tendo a mesma disposição e respaldo financeiro para deslocar-se de um local para outro mais distante. As acomodações na rede hoteleira não ficam por menos, sem contar que a administração moderna requer velocidade e que passou a ser preponderante a regra de que os benefícios devem mais que justificar os desembolsos.

A comunicação eletrônica passa a ter valor significante nas relações.

Assim está claro e evidente que, para exercer suas atribuições eficazmente, o Secretário, que é o membro a quem é atribuída a função de ligação entre o clube e o Distrito ou qualquer nível hierárquico do Leonismo, necessita ter certo domínio da computação, tal qual abaixo é abaixo listado

  1. Saber operar um software do tipo "Word", para bem escrever suas correspondências.
  2. Conhecer princípios básicos de como operar o software "Excel" ou equivalente, para emitir os relatórios das atividades, informando os dirigentes do Leonismo a cerca de seu clube;
  3. Conhecer como operar um e-mail, para que se comunique eletronicamente com o Distrito, evitando ao máximo o uso de correio convencional que é mais demorado e dispendioso.
  4. Dominar os sistemas oferecidos por Lions Internacional em sua página da WEB, de formas a enviar "on line" as informações requeridas, proporcionando maior segurança e evitando que lá se re-digitem as informações, resultando também numa redução de custos aos escritórios centrais de Lions Internacional;
  5. Interessar-se por sistemas que possam ajuda-los nos controles do clube, tais como: Sistema de Controle de Freqüência, onde, com apenas alguns cliques obtém-se eletronicamente a freqüência de cada sócio ou do Sistema de Relatório de Atividades, onde com um mínimo esforço se obtém de forma eletrônica e integrada um relatório simplificado e padronizado das atividades do clube.
Se alguém desejar conhecê-los é só contatar-me.

Finalizando, acredita-se que acima de tudo isto está a vontade de servir e contribuir para o crescimento do Leonismo. Com certeza todas as deficiências que possam ocorrer no transcorrer de uma gestão serão facilmente superadas por aquele Secretário que realmente deseja realizar um trabalho eficaz.


* CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor de Comunicação do Aplionsclubes
Secretário do Distrito LC-3 AL 2004/2005
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende
E-mail: oliveira.luizcarlos@gmail.com
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