Controle e registro de freqüência

CL Luiz Carlos de Oliveira *
Nesta fase inicial de transição em que os dirigentes do próximo Ano Leonístico começam a organizar-se e elaborar seus planos, é oportuno que se avalie a hipótese de começar o período mudando ou aperfeiçoando a forma de se conduzir o leonismo.

Por esta razão estamos abordando assunto sobre a freqüência de associados, fator importante para aumentar a motivação e para colaborar na sua retenção.

CONTROLE E REGISTRO DE FREQÜÊNCIA

Num texto de um certo Manual de Secretário publicado por Lions Internacional consta o seguinte:

Em virtude de a boa freqüência ser vital para o fortalecimento de um clube, é quase que imprescindível que se faça algum tipo de controle.

Não há duvidas que este controle contribua para elevar o moral, desde que os índices de freqüência sejam justamente atribuídos e apresentados de forma regular, contínua e transparente aos associados.

Mesmo assim cabe a cada clube decidir por sua existência, usando o bom senso e agindo de acordo com a cultura nele estabelecida.

VANTAGENS DE SE MANTER UM CONTROLE DE FREQÜÊNCIA

  1. É um dos indicadores para a Diretoria de Sócios detectar aqueles que estão requerendo maior atenção.
  2. Permite que, ao final de uma gestão, se obtenha, com fidelidade, qual a freqüência atingida, para efeito de compor o currículo leonístico de cada Associado.
  3. Fornece elementos para que se tenham justamente apontados aqueles que merecem a premiação de freqüência 100%, quando esta for aplicada no clube.
  4. Pode se tornar num fator encorajador para melhorar a freqüência dos membros do clube, quando realizado adequadamente e dosado na quantia certa.
  5. Fornece elementos para composição das atas de reuniões.

DESVANTAGENS DE SE MANTER UM CONTROLE DE FREQÜÊNCIA
  1. Requer um maior empenho do Secretário.
  2. Se for mantido de forma incompleta e não transparente aos sócios, pode gerar insatisfação e contribuir negativamente para o moral do clube,

REGISTRO DE FREQÜÊNCIA

Normalmente é realizado por uma Lista de Presenças ou por um controle adicional.

Qualquer que seja a sua forma, nos parece que os conceitos abaixo comentados são os mais apropriados para se obter bons resultados:

  1. Ao iniciar sua gestão, o Secretário deve apresentar a todos os componentes do clube quais as regras que serão adotadas; como ele pretende registrar e acompanhar a freqüência e como ele pretende acatar as compensações.
  2. Também deve apresentar aos companheiros e domadoras algum material por escrito, que possibilite leitura posterior para melhor fixação e agilização de sua explicação nas reuniões.
  3. As regras de compensação de faltas publicadas pelo Manual do Secretário de Lions Internacional devem ser seguidas, fazendo-se as adaptações peculiares aos usos e costumes de seu clube.
    Um bom exemplo disto são as atividades realizadas junto à comunidade.
    Alguns clubes consideram como obrigatória a participação de todos os companheiros e domadoras naquelas atividades de grande envergadura, deixando para comparecimento optativo (e por isso não considerando estas ausências , para efeito de controle) somente aquelas atividades que requerem uma presença mínima de associados.
    Cada clube deve definir qual o critério que pretende adotar, cabendo ao Secretário se assegurar que todos sejam informados com antecedência.
  4. Em toda reunião do clube ou em que ele participe, o Secretário deve submeter uma Lista de Presenças aos companheiros e domadoras para assinatura.

    É comum alguém se distrair e deixar de assiná-la. Certificar-se que todos os presentes a assinaram é salutar. Ao final é aconselhável identificar na lista aqueles que estiveram ausentes.

  5. Recomenda-se registrar no corpo da Lista de Presenças ou em papel a parte toda representação que um companheiro ou domadora tenha realizado em nome do clube e para a qual não havia disponível uma lista de presenças. O mesmo se aplica para qualquer tipo de justificativa de ausência ou compensação.

Cabe ao Secretário usar o bom senso e, se for o caso, optar pelo crédito baseado na palavra de quem informou seu comparecimento em determinado evento, a menos que haja uma exigência posterior de documento de comprovação.

Neste caso, o Secretário deve registrar em suas anotações as principais informações, tais como data, local, entidade, motivo da representação, quem lá esteve, etc.

Esta anotação, além de servir ao Controle de Freqüência, passa a ser material de consulta para inclusão no Relatório de Atividades.

PREMIAÇÃO POR FREQÜÊNCIA

A oferta de prêmios é uma forma de se reconhecer os serviços prestados por Companheiros e Domadoras.

Eleva o moral e cria entusiasmo, desde que justamente merecido e adequadamente atribuído.

Muitos clubes adotam a premiação de Freqüência 100% , oferecendo um "Pin".

A importância de se manter um Controle de Freqüência adequado é tão vital para o sucesso desta premiação que nos levou a registrar o assunto com destaque.

Abaixo descrevemos alguns pontos que devem ser observados pelo Secretário:

  1. Ele deve manter seu registro de freqüência atualizado, de forma que apresente os resultados com dados acumulados até a reunião imediatamente anterior.
  2. É extremamente importante que os Companheiros e Domadoras (se for o caso) tenham conhecimento durante o decorrer do ano de como anda sua freqüência no clube.
    Além de contribuir positivamente para aumentar o índice de freqüência, um controle atualizado e levado continuamente ao conhecimento dos sócios propiciará a oportunidade de reação para aquele Companheiro ou Domadora que apresente baixa freqüência.
  3. A Comissão de Freqüência deve ser acionada nas ocasiões em que as justificativas apresentadas não se enquadrem nas Regras de Compensação publicadas num dos manuais por Lions Internacional ou que estejam em desacordo com o que o clube pré definiu.
  4. É possível que um Presidente de Clube, ao encerrar sua gestão, sinta-se gratificado com o trabalho realizado por seus companheiros e queira premiar a todos, mesmo aqueles que não tenham atingido a marca de 100 % , mas, que pelos relevantes serviços prestados e pela sua conduta durante a gestão, mereçam esta premiação.

Não nos cabe discutir aqui o mérito desta questão, mas alertar os Secretários de que é importante que esta decisão seja tomada com a participação da Comissão de Freqüência.

Diante de tudo isso traz a seguinte a pergunta:

Considerando o ritmo de vida cheio de compromissos e afazeres que é comum em nossos dias, como realizar esse trabalho empregando o mínimo possível de tempo?

Com o intuito de superar facilmente a tarefa de se manter um controle de freqüência, foi desenvolvido, em excell, um programa para informatizar o referido controle, conforme segue:

PROGRAMA PARA CONTROLE DE FREQÜÊNCIA

Com um simples clicar de botões e sem qualquer outro trabalho manual, o Secretário de clube poderá manter o registro de freqüência dos associados.

Este sistema permite com que o Secretário, de forma contínua e a cada reunião, possa levar ao conhecimento do associado qual a percentagem ( % ) de freqüência atingida, de modo que ele possa planejar melhor seu comparecimento no futuro, até o final do AL.

Ele fundamentou-se no uso de um formulário que, na verdade, é uma Lista de Presenças conjugada com o Controle de Freqüência, de formas que um companheiro ou domadora, toda vez que for assinar a Lista de Presenças:

  1. Terá acesso ao seu índice de freqüência acumulado até a reunião imediatamente anterior.
  2. Terá conhecimento de quais reuniões estarão sendo contadas para efeito de freqüência.
  3. Verá qual está sendo a média de freqüência dos companheiros e das domadoras, para ele se situar em relação a sua própria.

Esta Lista é de fácil elaboração e foi criada para facilitar ao máximo a vida do Secretário que apenas ficará com as tarefas de:
  1. No início de sua gestão, incluir, nos respectivos campos (Planilha denominada PLANO GERAL), os nomes de companheiros e domadoras, indicando a obrigatoriedade de comparecimento que cabe a cada um, de acordo com cargo ocupado e com as regras habitualmente aplicadas em seu clube.
  2. Durante o decorrer de sua gestão, atualizar, nos respectivos campos (Planilha denominada Atualização), a quantidade de "Reuniões Atendidas" pelos companheiros e domadoras.
  3. Imprimir a Lista de Presenças para submetê-las para assinaturas a cada reunião.
  4. Arquiva-la como de costume.

Antes de salvar e abrir o programa controledefrequencia.xls em seu micro leia dicas do controle de frequencia.doc.

MODO DE OPERAR O SISTEMA

Este sistema foi criado para simplificar ao máximo o envolvimento do secretário no processo.

Ao abrir o programa surgirá uma janela onde o Secretário deverá "clicar" no quadro "Atualizar macros" e em seguida se defrontará com 3 planilhas conforme segue:

  1. Plano Geral
  2. Atualização
  3. Presença

1) Plano Geral

Ela é a base de dados para composição do Relatório de Freqüência e o coração deste sistema. Sua constituição é representada abaixo:

NOME DO CL, DM, e CaL Freqüência
Devida
                       
      D C A AT G DR P ATF CT CP J O
4 José Luadir Coletti 24 X x x x                
  Neuza Barros Coletti 15   x x x                
15 Delfim Sérgio Freire da Rocha 24 X x x x                
  Áurea Amélia Pitta Rocha 15   x x x                
30 Geraldo de Nardi 24 X x x x                

Regras de preenchimento:

  1. O Secretário deverá, no início da gestão, inserir o nome de cada Companheiro na ordem que mais lhe convier.
  2. O número de ordem pode ser o registro em Lions ou aquele que lhe convier.
  3. Obrigatoriamente, abaixo do nome do Companheiro deve vir o nome de sua Domadora
  4. Se o Companheiro não tiver cônjuge ou sua Domadora for também uma Companheira Leão, o espaço abaixo de seu nome deve ficar em branco. O mesmo ocorre quando for inserir o nome de uma Companheira Leão.
  5. Abaixo de cada Código de Reunião deverá ser colocado um X , de acordo com a obrigatoriedade de comparecimento de cada Companheiro e Domadora em cada tipo de reunião.
  6. Nos desligamentos é só remover o nome do CL/DM e nas admissões é só os incluir. Fora isso, nada mais a fazer nesta planilha.
  7. A fim de facilitar o entendimento dos Códigos de Reunião, sugerimos abaixo uma tabela que pode ser usada para determinar a obrigatoriedade de comparecimento de cada Companheiro ou Domadora, de acordo com seu cargo e função no Clube.

Tomamos o cuidado de construir um sistema que desse inteira liberdade ao Secretário para escolher a "obrigatoriedade" de acordo com os usos e costumes de seu clube. Portanto fiquem inteiramente a vontade para definir onde e a quem o X vai ser atribuído.

Código de
reuniões
Descrição das
reuniões
Quem deve
comparecer
D
A
C
G
DR
AT
Diretoria
Assembléias
Companheirismo
Governadoria e Similares
Reuniões de Pres. Div./Região
Atividades na comunidade
com presença obrigatória
Presidente
Secretário
Tesoureiro
Diretor Social
D
A
C
AT
Diretoria
Assembléias
Companheirismos
Atividades na comunidade
com presença obrigatória
Diretores
A
C
AT
Assembléias
Companheirismos
Atividades na comunidade
com presença obrigatória
Domadoras
Companheiros s/ cargo
Companheiras s/ cargo
NENHUM NENHUMA Sócios Honorários, etc.

2) Atualização

Esta planilha contém o módulo de atualização de reuniões realizadas e de presença dos Companheiros e Domadoras, bastando ao Secretário realizar as seguintes operações:

  1. Colocar um X abaixo de cada coluna de Código de Reuniões para os Companheiros e Domadoras que estiveram presentes a uma reunião ou apresentaram compensação ou representaram o Clube ou etc. .
  2. Clicar no botão " atualizar' que está indicado na tela .
  3. Aguardar que o sistema atualize mecanicamente as informações incluídas. Isto ocorre quando cada X incluído desaparecer da tela.
  4. Clicar na tela de Presença para verificar os resultados.

Abaixo apresentamos um exemplo:

NOME DO CL, DM, e CaL Freqüência
Devida
                       
      D C A AT G DR P ATF CT CP J O
4 José Luadir Coletti   x   x                  
  Neuza Barros Coletti   x   x                  
15 Delfim Sérgio Freire da Rocha   x   x                  
  Áurea Amélia Pitta Rocha   x                      
  Geraldo de Nardi       x                  

Neste exemplo, foi realizada uma reunião de Companheirismo ( C ) onde se colocou um X na linha do nome de quem nela compareceu.

No mesmo momento o Secretário registrou o comparecimento de Companheiros e Domadoras a uma Atividade de comparecimento obrigatório ( AT).

IMPORTANTE

Dentro de cada código de reunião só é possível atualizar uma reunião de cada vez. Se o Secretário quiser atualizar 2 reuniões, por exemplo, terá de processar 2 vezes, uma de cada vez.

No entanto, é possível atualizar vários códigos (tipos) de reuniões numa só vez.

3) Presença

Esta planilha contém a Lista de Presenças propriamente dita e é o resultado daquilo que o Secretário incluiu nas Planilhas de "Plano Geral": e "Atualização".

Importante

  1. No início da gestão o Secretário deve incluir numa única vez o cabeçalho do relatório que ele gostaria de ver impresso todo o tempo.
  2. Desligamento de Sócios
    Remover as quantidades de reuniões freqüentadas da linha correspondente ao Sócio que foi desligado do Clube.
  3. Admissão de Sócios
    Todo novo Sócio já deve iniciar com 100% de freqüência.
    Para que isto ocorra, basta considerar como se ele já tivesse comparecido em todas reuniões que, por força de sua posição no Clube, estaria obrigado a freqüentar.

É só incluir como reuniões freqüentadas as quantidades de reuniões realizadas até sua admissão.

Após o processamento da planilha "Atualização" e após verificar se tudo está em ordem, o Secretário marca a área de impressão, solicita a impressão, visualiza como vai ficar o relatório e clica no "Imprimir".


CL Luiz Carlos de Oliveira * CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor de Comunicação do Aplionsclubes
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com
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