Relatórios

CL Luiz Carlos de Oliveira *
Um novo Ano Leonístico está prestes a iniciar-se e, por isso, é oportuno abordar a importância que os relatórios emitidos pelos clubes têm para se gerenciar adequadamente os distritos.

Eles geralmente têm o propósito de fornecer informações aos dirigentes leonísticos, a fim de ajudá-los a melhor compreender e avaliar as tendências do movimento e dos serviços que são prestados, assim como aquilatar como está o andamento dos Clubes.

A distância física e as dificuldades de locomoção são alguns dos fatores que dificultam um maior contato entre os Clubes e os dirigentes do Distrito e, os relatórios, quando lhes enviados, representam uma fonte de informação atual, rápida e mais barata.

Conteúdo dos Relatórios

Para que cumpra o seu papel eles devem:

  1. Conter todos os campos preenchidos, quando se tratar de um formulário.
  2. Conter informações claras e objetivas do assunto que estiver sendo relatado, quando se referir à atividades do clube. Preferencialmente devem incluir:
    1. O que foi feito
    2. Quem fez ou foi o responsável
    3. Objetivo e finalidade do que foi feito e
    4. Resultado alcançado
  3. Ser postado ou transmitido a tempo de atender a data que é devido.

Tipos de Relatórios

Normalmente existem 3 tipos de relatórios:

  1. Informe Mensal de Movimentação de Sócios.
  2. Relatório Anual das Atividades (Modelo A1).
    1. Relatório Detalhado das Atividades.
  3. PU 101 - Informe de Movimentação de Dirigentes de Clube.

Distribuição dos Relatórios

Tudo o que estiver sendo reportado deve ser levado ao conhecimento dos membros do clube, não só em prol de uma transparência administrativa mas para disseminar a informação e aumentar o entusiasmo entre os companheiros.

É recomendável que se apresente o relatório na 1ª reunião após sua emissão.

Abaixo apresentamos um quadro com a forma ideal de distribuição que é sugerida:

RELATÓRIOS Web site de L.I. Gov. de Distrito Pres. de Região Pres.de Divisão Sócios e Relações Públicas
Informe Mensal de Movimentação de associados 1 1 1 1  
Relatório Detalhado das Atividades   1 1 1 1
Relatório Mensal/Anual das Atividades - Formulário A1 1 1 1 1 1
PU 101 - Inf. de Mov. de Dirigentes de Clubes 1 1      

A) Informe Mensal de Movimentação de Associados

Sua finalidade é fornecer informações sobre o quadro de associados, não só para manter o cadastro atualizado, mas para servir de base para pagamento das taxas.

Importante:

  1. O planejamento é a maior ferramenta dos Secretários de clube.
  2. Na maioria das vezes as mutações no quadro social levam algum tempo para se concretizarem. Por isso, aconselha-se que os Secretários deixem mais ou menos encaminhados sua emissão, evitando atropelos de última hora. Exceto em casos de extrema necessidade, nada impede que o Secretário emita este relatório por volta do dia 20 de cada mês, porque raramente ocorrem mudanças sem sobreaviso.
  3. O Secretário dispõe 2 alternativas para sua emissão:
    1. Convencional - (O Manual de Secretário de Clube emitido por Lions Internacional deve ser consultado).
      Nesse caso, preenche-se o formulário padrão recebido de Lions Internacional, remetendo cópias para:
      1ª via para a Sede Internacional. Para isso já recebe etiquetas de endereçamento.
      2ª via para a sede da Governadoria do Distrito.
      3ª via para arquivo.
      Cópias adicionais podem ser remetidas aos Presidentes de Região e Divisão.
    2. Acessando a página de Lions Internacional na Internet
      Nesta moderna forma de emitir o relatório, o Secretário acessa a página, preenche os dados, salva em arquivo no seu computador e depois o envia para cada destinatário, conforme seqüência do parágrafo anterior.

B) Relatório Mensal / Anual das Atividades

  1. Ele foi criado por Lions Internacional para obter importantes informações sobre as realizações dos Lions Clubes em todo o mundo.
  2. Inclui somente as DOAÇÕES realizadas pelos clubes sejam na forma de serviços voluntários que devem ser relatados somente pelas HORAS, seja na forma de doação monetária, que deve ser relatada na moeda do país ao qual o clube pertence.
  3. Conforme orientação dos escritórios de Lions Internacional, o mais importante de tudo é que não se converta para moeda qualquer doação que tenha sido realizada na forma de serviços prestados, para evitar que se tenha a interpretação indevida de que doações monetárias tenham sido realizadas.
  4. Este relatório deve ser enviado à sede de Lions Internacional até o dia 15 de julho findo cada Ano Leonístico, incluindo as informações relativas ao AL encerrado em junho de cada ano.
  5. Para conveniência, os Secretários de clube poderá acessar a página de Lions Internacional na Internet - www.lionsclubs.org, e emiti-lo utilizando-se da mesma senha recebida para emitir o Informe de Movimento de Sócios.

Relatório Detalhado das Atividades

Sem adicionar qualquer trabalho àqueles Secretários que já relatam suas atividades para os Dirigentes Leonísticos de seu Distrito, criou-se um programa para computadores pessoais que, além de padronizar o formato dos relatórios, permite que se obtenha um resumo por tipo de atividade, sumarizando as horas e valores monetários movimentados pelo Clube.

A qualquer mês do AL, o Secretário poderá obter os resultados acumulados de seu clube até o mês que ele optar, além de ser muito útil para emissão do Relatório Mensal / Anual de Atividades - A1, requerido por Lions Internacional.

Obviamente requer que o Secretário tenha algum conhecimento na operação de microcomputadores mas não é necessário ser um especialista.

Para obter maiores detalhes sobre seu funcionamento consulte o autor deste artigo.

C) Pu 101 - Informe de Movimentação de Dirigentes de Clube

O objetivo deste relatório é fornecer aos Dirigentes Leonísticos a composição da nova Diretoria eleita para o próximo Ano Leonístico. Ele será utilizado para criar o cadastro dos novos dirigentes para envio de correspondências.

Deve chegar na sede de Lions Internacional ante ou até 15 de maio de cada Ano Leonístico.

Cada Secretário de clube deve se assegurar que o formulário em branco lhe chegue às mãos com pelo menos uma semana antes sua postagem a Lions Internacional. Não ocorrendo isto deve entrar em contato com o Secretário de Distrito para obter instruções de como agir.

Alternativamente este formulário pode ser completado por intermédio da página de Lions Internacional. Desnecessário listar as vantagens que todos usufruirão se assim for feito. Para conhecer detalhes é só entrar em contato com o autor deste artigo.

A distribuição deste formulário é a seguinte:

1 via - Escritórios de Lions Internacional (não remeta se já enviou pelo site)

LIONS CLUBS INTERNATIONAL
300 W 22ND STREET
Oak Brook, Illinois 60523-8842
USA

1 via - Escritórios da Governadoria
ASSOCIAÇÃO INTERNACIONAL DE LIONS CLUBES
Sede Governadoria de cada Distrito que, da mesma forma, deve receber uma cópia do arquivo transmitido por intermédio da Internet.

CL Luiz Carlos de Oliveira * CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor de Comunicação do Aplionsclubes
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com
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