O tesoureiro

Um novo Ano Leonístico se inicia e nada melhor do que conhecer
ou recordar as principais atribuições de um Tesoureiro de Clube,
cargo que, quando exercido eficazmente, contribui
significativamente para o crescimento do Leonismo

 

CL Luiz Carlos de Oliveira *
Ao importante cargo de Tesoureiro compete guardar e administrar os fundos do clube e conduzi-lo para que cumpra com suas obrigações fiscais, de conformidade com as decisões da Diretoria.

A) Habilidades pessoais

Por ser um cargo cujo titular se expõe um pouco mais perante aos associados, é de importância que o Tesoureiro tenha ou desenvolva algumas habilidades necessárias para condução do trabalho, dentre elas:

  1. Ao mesmo tempo em que deve ser discreto diante de situações embaraçosas que envolvam atraso de pagamentos ou inadimplência da parte de associados, deve diligenciar para que eles os mantenham em dia.
  2. Ser transparente em todos os seus atos que envolvam valores monetários porque, de certa forma, está tratando com dinheiro público.
  3. Nas questões financeiras, agir imparcialmente com todos os companheiros do clube.
  4. Embora não essencial deve estar atualizado em Informática; Seguramente no exercício deste cargo será requerido que se emita um relatório, um balanço ou se faça uma projeção financeira. Por esta razão não há como desvinculá-lo do uso de Microcomputadores, especialmente para operar os softwares Word e Excell, que hoje já vêm instalados em qualquer máquina do ramo.
Saber usar a internet também poderá ser necessário para solucionar diferenças nos extratos de pagamentos de Taxas Distritais ou Internacionais;

B) Guarda e Administração dos Fundos do Clube

Para exercer com eficácia suas atribuições, o Tesoureiro deve saber determinar para qual fundo deve ser destinada cada uma das diferentes operações que se sucedem no clube, zelando para que os princípios estabelecidos nos estatutos e pela Associação Internacional de Lions Clubes sejam rigorosamente cumpridos.

Geralmente são dois os fundos constituídos pelo clube:

1) Fundo Administrativo

É constituído das jóias, mensalidades e outras contribuições dos associados necessárias para cobrir os custos operacionais do clube.

2) Fundo das Atividades

a) É constituído das operações realizadas com a comunidade, não envolvendo aquelas voltadas para a gestão do Leonismo.

b) Compreende os recursos oriundos da comunidade, por meio de campanhas de arrecadação de fundos e as despesas a elas relacionadas, cujos resultados finais devem ser empregados unicamente em benefício da comunidade e de acordo com as decisões aprovadas pela Diretoria;

c) Pode também ser constituído pela arrecadação oriunda de multas aplicadas pelo Diretor Animador.

Ambos os fundos devem sempre ser mantidos em contas e livros distintos.

C) Eficácia

Manter os registros atualizados e organizados são requisitos sem os quais não se consegue realizar o trabalho de tesouraria adequadamente.

Certamente esta função requer que o titular dedique diariamente algum tempo para realizar algum trabalho desta atribuição.

Pontos Importantes:

  1. Manter os livros-caixa atualizados e fornecer o valor dos saldos dos fundos em toda reunião.
  2. Comparar o saldo de seus livros com os extratos bancários, para assegurar a exatidão dos registros.
  3. Submeter, para conhecimento e aprovação da diretoria, os balancetes das movimentações financeiras de cada Fundo e das Atividades de Arrecadação de Fundos.
  4. Manter, sob sua guarda e em ordem, todos os documentos relativos às receitas e despesas que dão suporte aos balancetes.
  5. Levar ao conhecimento da Comissão de Associados e de Finanças os casos de inadimplência de difícil solução.
  6. Providenciar o pagamento, com pontualidade, de todas as obrigações financeiras do clube, assinando, com o Presidente, os cheques e ordens de pagamento.
  7. Sob a coordenação de profissional de Contabilidade, providenciar para que os requisitos fiscais exigidos das Sociedades Civis sem fins lucrativos, entre as quais se incluem os Lions Clubes, sejam devidamente atendidos, cuja lista, para quando não houver empregado registrado, é a seguinte:
    1. Declaração de Imposto de Renda
    2. RAIS
    3. Formulários DACON e DIRF
  8. Participar das reuniões do Comitê Assessor.

D) Prontidão

Não há como privar-se da presença do Tesoureiro naquelas atividades que envolvem movimentação dos fundos Administrativo e de Atividades. Ele deve preparar-se para estar presente, atuando de acordo com as expectativas que nele foram depositadas quando eleito.

Na hipótese de impossibilidade de comparecimento, deve, antecipadamente e com o tempo adequado, providenciar sua reposição pelo Tesoureiro Adjunto ou por algum outro companheiro. Jamais deve transferir a incumbência de seu cargo para o Presidente ou deixar a atribuição sem um representante.

Alguns exemplos que podem ser seguidos:

  1. Nas reuniões de diretoria que antecedem a realização de Festivas de vulto ou recepções de gala, o Tesoureiro deve obter a aprovação de quais os convidados que serão "bocas livres".
  2. Com antecedência suficiente ao início dessas reuniões ele deve postar-se com o Secretário em local apropriado para, em conjunto: a) capturar as assinaturas de presença de todos os convidados que chegam; b) realizar o recebimento de valores do jantar e c) emitir o devido recibo aos que pagarem.
  3. Nas reuniões de diretoria e assembléias do clube ele deve ter disponível uma relação de valores a receber, por associado, com os devidos detalhes (mensalidades, bebidas, presente especial, etc.), a fim de prontamente fornecer as informações ao diligenciá-los.
  4. Nas Reuniões Distritais, Convenções etc. organizadas por diversos clubes, o Tesoureiro deve estar preparado para trabalhar em conjunto com os demais, desempenhando as tarefas atinentes à tesouraria, tais como, controlar os recebimentos e desembolsos, emitir balancete dos resultados, quotizar as complementações ou distribuição dos valores excedentes, manter documentação de todas as operações etc.etc.

E) Campanhas de Arrecadação de Fundos

Por ser matéria importante julgou-se oportuno tratá-la a parte.

  1. É aconselhável que o Tesoureiro se assegure de que a diretoria, previamente à realização da campanha, decida para qual destinação o evento será realizado, definindo-se percentuais, valores e formas de participação de cada entidade a ser beneficiada.
  2. Recomenda-se que, previamente ao dia do evento, o Tesoureiro se comunique com todos os associados, para que eles, no dia da realização da campanha, venham munidos das respectivas prestações de contas, para se abreviar a compilação dos resultados.
  3. Cabe a ele controlar a emissão, a venda, doação ou uso de convites, bilhetes e outros afins, para assegurar a exatidão das receitas.
  4. No dia da realização do evento ele deve comparecer munido de controles que assegurem um ordenamento da presença de convidados ou entrega de serviços oferecidos pela Campanha.
    Como exemplo, citamos a elaboração de uma lista numérica de convites colocados à venda para retirada de feijoada beneficente servidas em "marmitex", como se fala em Piracicaba.
    Sua finalidade é a de identificar rapidamente a quantidade de feijoadas que foram retiradas e, automaticamente, fornecer o saldo a ser retirado, permitindo que o pessoal da cozinha possa aquilatar, com relativa antecedência, se o volume de feijoada remanescente vai suprir com qualidade aqueles que ainda não retiraram a sua.
  5. Para garantir a exatidão das despesas a serem reportadas, o Tesoureiro deve se assegurar que as sobras de bens devolvidas aos fornecedores foram deduzidas dos pagamentos lhes feito.
  6. Finalizada a campanha, depois de todos os membros terem acertado suas contas, cabe ao Tesoureiro emitir o Balancete dos Resultados, demonstrando as receitas, despesas e o resultado final e, preferencialmente, publicá-lo, para que haja transparência e que se aumente a credibilidade do clube perante a Sociedade.
  7. A destinação aprovada em reunião deve ser efetivada o mais breve possível, cabendo ao Presidente coordenação deste momento.
F) Planejamento Financeiro do Clube

A saúde financeira do clube é de suma importância para que o Tesoureiro possa realizar seu trabalho eficazmente além de contribuir para que o clube opere em harmonia.

Sugere-se que o Tesoureiro, juntamente com a Comissão de Finanças, forme um grupo de trabalho para planejá-la, de forma que não haja grandes oscilações nos dispêndios mensais dos associados e nem que os valores sejam demasiadamente altos, tornando-se um inconveniente para a sua permanência no clube.

Recomenda-se que esse grupo de trabalho, no início de cada AL, se reúna com o Diretor Social, Diretor Animador e Presidente e, baseado na proposta de trabalho de cada um deles, prepare o Planejamento Financeiro do Fundo Administrativo, quantificando os gastos previstos e estabelecendo o valor das mensalidades.

Assim, as mensalidades poderiam ser de valor uniforme, durante todo AL, cobrindo os gastos maiores que ocorrem naqueles meses especiais, tais como: Visita do Governador, Aniversário do Clube, Jantar de Natal, etc. e que, quando não diluídos no ano, costumam causar certo desconforto ao associado que tem de desembolsar um valor maior para cobrir essas despesas cíclicas.

Uma vez elaborado, deve ser submetido para Assembléia do Clube, a fim de que todos os associados tomem contato com as despesas do clube, avaliem sua necessidade e aprovem a proposta.

Qualquer que seja o valor da mensalidade aprovado, os associados passarão a compreender melhor a composição da mensalidade, o que, certamente, contribuirá positivamente para a aceitação dos valores aprovados, porque lhes foi dada a chance de conhecer os porquês.

Uma vez aprovado, coloca-se em prática.

Para facilitar o entendimento de quem tiver interesse em realizar o dito planejamento, clique aqui para baixar o arquivo contendo planilha em Excel.

Em caso de dúvida entre em contato com o autor.


CL Luiz Carlos de Oliveira * CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor de Comunicação do Aplionsclubes
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com
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