Confira os dez erros mais cometidos numa reunião

CL Luiz Carlos de Oliveira *
O material abaixo foi coletado na Internet e, por reunir conceitos importantíssimos para o Leonismo, no que tange à realização de reuniões, está sendo submetido para reflexão dos companheiros, embora saibamos que existam inúmeras publicações sobre o tema.

É importante observar que os autores dirigiram seus comentários a empresários e, objetivando adaptá-los ao Leonismo, tomei a liberdade de substituir algumas palavras por: companheiro, Presidente, dirigente maior. Clube e Leonismo.

Embora saibamos que existe substancial diferença entre Leonismo e Empresa, parece que, resguardadas as diferenças, ambos seguem a mesma trilha.

Ao repassar esta mensagem ao seu LEO & Lions Clube, Clube de Castores, ao seu grupo de amigos ou organizações que dela possam se beneficiar, certamente você estará contribuindo para ajudar a converter a Internet num meio sadio e útil de se realizar obras humanitárias e de real valor para a sociedade, além de reforçar laços de amizade, máxima do Leonismo.

Sawabona ( eu te respeito, eu te valorizo, tu es importante para mim) e...

1 - Chegar atrasado

"Chegar atrasado, seja qual for o compromisso assumido, é falta de educação.

Regra que não muda quando o assunto é reunião de Leonismo.

Atraso é desrespeito com aqueles que compareceram na hora marcada.

Lembre-se: o evento geralmente envolve uma série de companheiros e todos eles possuem compromissos alheios ao encontro. Por isso, por mais que tenha trânsito, organize-se para não se atrasar. Em caso de contratempos, ligue para informar o ocorrido e orientar que a reunião comece sem sua participação.

Ao chegar ao local do encontro, seja discreto para não atrapalhar o andamento das discussões. Nada de fazer perguntas para saber o que ocorreu anteriormente.

O atrasado perde esse direito. Se houver chance, use a pausa para o café para se inteirar dos acontecimentos ou faça isso depois da reunião".

(Célia Leão, consultora de etiqueta empresarial e autora do livro Boas Maneiras de A a Z).

2 - Não se preparar

"De nada adiantaria participar de uma reunião se não há o que contribuir para o seu desenvolvimento. Gastar tempo e dinheiro para fazer volume não é uma estratégia eficiente nem para você, nem para o Leonismo. Para que de fato o encontro seja produtivo é preciso que os companheiros envolvidos se prepararem para ele. Por isso, ao receber uma convocação, notifique-se sobre os assuntos tratados e os objetivos do evento. Se no convite esses aspectos não estiverem descritos, procure o organizador para esclarecê-los.

Com as informações nas mãos, vá atrás de saídas e soluções para que elas sejam apresentadas na reunião. Uma atitude que provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que demonstrará iniciativa, empenho, além de dedicação.

Caso contrário, a única característica que ficará ressaltada é o desinteresse"

(Jean Pierre Marras, consultor de administração de Recursos Humanos e professor da PUC-SP (Pontifícia Universidade Católica de São Paulo).

3 - Não saber quando falar e calar

"Ao participar de uma reunião, é preciso se fazer notar tanto para marcar presença como para expressar sua opinião. No entanto, é fundamental saber quando falar e quando calar. Pedir a palavra para dizer algo que não está ligado à pauta ou para fazer um comentário que nada acrescenta na discussão só para chamar atenção não é uma boa estratégia. Essa intervenção pode prejudicar sua imagem, além de demonstrar desconhecimento e insegurança. O mesmo também acontece quando um Companheiro sai do encontro sem falar absolutamente nada. Para não errar a mão, a dica é conhecer o ambiente e as pessoas envolvidas e saber ouvir".

(Cláudio Edward dos Reis, professor de Psicologia Organizacional da Unesp (Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho).

4 - Não ter objetividade

"Não é o tempo de uma reunião que determina sua produtividade. Ao contrário, quanto mais objetivo for o encontro, mais eficiente ele será. O ideal é que o evento tenha não só hora para começar, mas também para acabar, e é fundamental que esses limites sejam cumpridos. Uma responsabilidade que não se restringe apenas ao gestor. Os companheiros participantes também devem ficar atentos ao horário.

Todos têm direito de emitir opinião, mas cada um deles tem o compromisso de fazê-lo de forma clara e objetiva. O tempo é um recurso caro, além do mais não é só a sua disponibilidade que está em jogo. Por isso fique atento ao que acontece.

Nada de conversas paralelas ou de desviar o foco central da reunião para discutir assuntos que não estão em pauta".

(Reinaldo Passadori, especialista em Comunicação Verbal)

5 - Não prestar atenção

"É extremamente importante prestar atenção em tudo o que é dito na reunião.

Afinal, você poderá ser cobrado daquilo a qualquer momento. Em casos de dúvidas, não tenha medo de perguntar. Mas, se as questões não estiverem relacionadas ao assunto pautado, deixe para abordar o gestor ao final do encontro.

Para garantir que não esqueça de nada do que foi abordado, anote as orientações.

Ao sair da reunião, é recomendável refletir sobre tudo o que foi discutido e traçar os próximos passos. Se você não seguir as direções do Clube, sua credibilidade pode ser abalada. A realização de uma ata pode ser a bússola que irá nortear as ações dos companheiros e ainda as cobranças do gestor".

(Cristiane Cortez, consultora do IBTA Carreiras).

6 - Não saber ouvir e fazer críticas

"É comum que numa reunião haja confronto de idéias. Mas é preciso ter postura tanto para receber como para fazer críticas. Caso contrário, você pode perder a razão na discussão, além de transmitir aos participantes uma postura de inflexibilidade, agressividade ou até mesmo de chatice. Uma atitude que, ao invés de colaborar com o desenvolvimento da reunião, só tende a atrapalhar.

Espere a conclusão de uma idéia antes de pedir a palavra para fazer a intervenção.

Saiba aceitar as críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a defensiva. Ao fazer críticas, evite as expressões "mas" e "não concordo", elas abalam a resistência emocional do criticado. Deixe de lado os ataques infundados e as pressões com base em problemas pessoais".

(Reinaldo Polito, mestre em ciências da comunicação, palestrante e professor de expressão verbal)

7 - Ser muito informal ou formal demais

"Há reuniões que permitem e até pedem a informalidade, outras não. Portanto é preciso saber quando ousar ou não na linguagem. Errar na medida pode tornar a reunião improdutiva, além de comprometer a imagem do companheiro que não se atentou a esse detalhe. Ele pode ser taxado de arrogante ou descompromissado.

O que determina os limites é a lista dos participantes, bem como o objetivo do encontro. Quando é uma reunião de equipe, as gírias e as brincadeiras são permitidas, desde que usadas moderadamente. Agora, se nessa mesma reunião um dirigente maior for participar, é preciso tomar mais cuidado. A tática é observar o comportamento de quem convocou o encontro".

(Sidneia Palhares, gerente de divisão efetiva da Gelre, empresa de recrutamento profissional)

8 - Desviar a atenção com posturas corporais

"Alguns comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da reunião. Manias como bater os dedos na mesa, os pés no chão ou abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente até podem parecer inofensivas, mas geralmente elas desviam a atenção dos demais participantes e, conseqüentemente, colocam em xeque o rendimento do encontro. As conversas paralelas, risos, cochichos ou bilhetinhos também devem ser banidos, mesmo quando se referem ao o mesmo assunto do evento. Ou você comenta com todos os participantes ou permanece em silencio. Se a reunião está cansativa e o sono já começa a incomodar, opte por anotar o que está sendo falado. Nada de ficar fazendo desenhos ou mexendo no laptop. Demonstrar desinteresse sobre a reunião pode ser um grande erro, além de transparecer falta de maturidade e comprometimento com o Leonismo".

(Ássima Ferreira, psicóloga e professora da Fundação Dom Cabral)

9 - Atender o celular

"Não esqueça de desligar o celular. Ao entrar numa sala de reunião, essa é a primeira atitude que deve ser tomada. O toque do telefone móvel no decorrer do encontro pode atrapalhar o ritmo das discussões. Se você espera uma ligação importante, o ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido antes de iniciar a reunião.

Nesses casos, opte por deixar o telefone no silencioso. Caso ele toque, não o atenda se abaixando na cadeira. Peça licença e saia da sala".

(Igor Schultz, gerente da Page Personnel, filial do grupo Michael Page

International - que faz recrutamento especializado).

10 - Não propagar as informações discutidas na reunido

"Todo e qualquer comentário referente ao assunto pautado deve ser discutido na reunião. Nada de omitir a participação e deixar para tecer opiniões nos corredores. A roupa suja deve ser lavada, passada e guardada no encontro.

Há ainda reuniões com caráter sigiloso. Nesse caso, a discrição deve ser ainda maior. Propagar os assuntos discutidos dentro da sala para o clube não é uma atitude nada ética. Além do mais, o companheiro pode perder a credibilidade junto ao gestor".

(Fernando Henrique da Silveira Neto, especialista em desenvolvimento gerencial e professor do FGV Management)


CL Luiz Carlos de Oliveira * CL Luiz Carlos de Oliveira
Assessor de Comunicação do Aplionsclubes
Lions Clube de Piracicaba Vila Rezende - LC-3
E-mail: oliveira.luizcarlosde@gmail.com
Não deixe de ler também...
O pequeno Júlio Macarini Pacheco, no momento em que recebe o título de Companheiro de Melvin Jones

Bebê é o mais jovem companheiro de Melvin Jones do mundo

Júlio Macarini Pacheco, com apenas três meses de idade, tornou-se o mais jovem Companheiro de Melvin Jones do mundo! A ideia foi do novo Presidente do Lions Clube Novo Hamburgo - Terceiro Milênio, CL Vilnei Edmundo Lenz, que assumiu a presidência na época do nascimento do bebê, coincidentemente filho de seu antecessor no cargo, Jardel da Mota Pacheco.

 
 
 
 
Clique para voltar à primeira página

Choose other language
Escoja otro idioma
Click the UK flag for a message in English   Haga click en la bandera de España para un mensaje en español

Logotipo I Believe, do Presidente Internacional

Instruções Leonísticas
Clique para voltar à primeira página
Conteúdo relacionado:
Digite abaixo o que procura no site Instruções Leonísticas:
 

Participe do site Instruções
Leonísticas: envie artigos, notícias, links ou eventos.
Clique aqui e veja como.


Sites em destaque:

Leia a coletânea Instruções Leonísticas Motivacionais Logotipo Rosane de las Américas
Visite o site da
Dir. Internacional Biênio 2008/2010 Rosane Vailatti


Visite a Fundação Lions Internacional

Visite o site da AGDL e tome conhecimento de todas as notícias e assuntos atinentes à associação
Associação dos Governadores dos Dist. Múltiplos L
Conheça o Clube Filatélico do Lions Internacional que congrega filatelistas associados dos Lions Clubes em todo o mundo
LISC: Lions International Stamp Club

Leia aqui artigos sobre jornalismo, educação, tecnologia e as combinações disso tudo
A Apple deveria tirar seus advogados de cena e deixar seus engenheiros liderarem a disputa com a concorrência. Ainda mais se pensarmos que a mesma Apple já foi uma "pirata".