Secretários de clubes

PDG Marciano Silvestre da Silva *
No Lions, dizemos que é o "faz tudo", e tem importância vital na Diretoria do Clube. É o braço direito do Presidente e, provavelmente, a mais importante nomeação feita por este. O Secretário deve estar atento a todos os detalhes administrativos e executivos para que as ações do Clube não sofram solução de continuidade e todos os prazos e normas sejam observadas.

Segundo o Dicionário Aurélio: Secretário é aquele que transcreve os atos das sessões numa assembléia. O que se ocupa de determinadas redações, de organizações e funcionamento numa assembléia, sociedade, ou empregado a quem cabe classificar, estenografar, datilografar, enfim, aquele que exerce funções fundamentais.

O Secretário é o elo entre o Clube, o Distrito Múltiplo, o Distrito, Lions Clube Internacional e a Comunidade, portanto a sua importância num Clube de Lions é realmente é inegável.

Poderíamos até dizer que "Se o Secretário vai mal, o Clube também vai mal".

REQUISITOS EXIGIDOS DE UM SECRETÁRIO:

DEDICAÇÃO:

Como toda atividade de responsabilidade, não há como exercer adequadamente este cargo sem que haja uma pré-disposição e o ânimo voluntário para se dedicar com afinco aos trabalhos da Secretaria.

ATUALIZAR-SE EM TECNOLOGIA:

Tecnicamente, com o advento do computador é necessário que o Secretário tenha um bom conhecimento de informática. Computadores, Páginas da Web, Correio Eletrônico, Comunicação oral e visual por intermédio da Internet e outras facilidades que hoje possam estar disponíveis não podem ser relegadas a um segundo plano por parte de um Secretário. Vivemos um momento em que a locomoção é dispendiosa, e os membros da Organização Lions podem não estar tendo a mesma disposição e respaldo financeiro para deslocar-se de um local para outro mais distante. As acomodações na rede hoteleira não ficam por menos, sem contar que a administração moderna requer velocidade e que passou a ser preponderante a regra de que os benefícios devem mais que justificar os desembolsos. A comunicação eletrônica passa a ter valor significante nas relações. Assim está claro e evidente que, para exercer suas atribuições eficazmente, o Secretário, necessita ter certo domínio da computação.

É preponderante que o Secretário como um Voluntário por Excelência, assim como todo Leão, coloque diariamente em sua lista de prioridades alguma atividade de seu cargo, caso contrário, ele, frequentemente, estará em dificuldades para levar adiante de forma eficaz a sua função.

"Dedicar-se continuamente é a chave para o sucesso na função de Secretário".

ESTAR PRONTO PARA SERVIR:

Em princípio o Secretário deve sempre estar à disposição dos Associados do Clube. Guardadas as devidas proporções, ele é um prestador de serviços a seus Companheiros, Companheiras e Domadoras, tal qual ocorre nos demais cargos de Diretoria.

Sua presença será requerida em todas as reuniões que seu Clube realize. O Secretário deve estar preparado para comparecer, não tão somente pela atribuição de seu cargo mas muito mais pela consideração e compromisso que certamente terá com aqueles que acreditaram em sua capacidade de enfrentar o desafio deste do cargo.

Jamais o Secretário deve transferir ao Presidente a incumbência de obter um substituto sem antes ter, por si mesmo, procurado por uma reposição e, se possível, espera-se que esta reposição seja tratada com adequada antecedência, a fim de facilitar todo o processo.

ALGUNS EXEMPLOS DO QUE SE DEVE EVITAR OU SEGUIR:

  1. Em uma reunião, surge a necessidade de se emitir uma carta, um requerimento, etc... Cabe ao Secretário dispor-se a fazê-lo, mesmo que seu voto ou idéia não tenha sido a opção aprovada pela Diretoria ou Assembléia. Se tiver dificuldade, deve pedir ajuda e não evitar de fazê-lo.
  2. Repassar algumas atividades para o 2º Secretário, o que também funciona como treinamento para que aquele Companheiro assuma a Secretaria do Clube no futuro.
  3. Nas recepções festivas organizadas pelo Clube, é comum o Tesoureiro pedir ajuda para confirmar quantos estão presentes ao jantar, para pagar corretamente a conta ao Restaurante. Ou ao Buffet. Cabe ao Secretário estar preparado para colaborar com o Tesoureiro utilizando a lista de presenças como base.
  4. Em ocasiões como: Visita do Governador, Posses e Comemorações de datas especiais, etc...), o Secretário deve estar preparado para, juntamente com o Tesoureiro, oferecer uma forma simplificada de recibo de pagamento de adesões, emissão de comprovantes de comparecimento e registro de presenças para visitantes.
  5. Nestas ocasiões, também será necessário que o Secretário ofereça algum subsídio ao Diretor Social para facilitar-lhe a composição hierárquica requerida pelo protocolo, principalmente porque, nestas reuniões, o tempo é curto para montá-lo.
  6. O Secretário deve sempre dar a necessária importância para os assuntos que lhes são trazidos pelos Associados, demonstrando que tem controle das atividades de sua atribuição no Clube.

SER EFICAZ:

Estar permanentemente em dia com os assuntos da Secretaria ou muito próximo disto, é o ideal para se conduzir tranquilamente esta função.

"O mais importante é realização certa na hora certa"

  1. Uma carta de agradecimento ou um convite para comparecimento em evento do clube deve ser remetido ao destinatário com a adequada antecedência, para que cause o efeito desejado.
    Observação: Verifique sempre rigorosamente o nome correto, título ou cargo/função do destinatário para evitar constrangimentos, afinal ninguém gosta de ver o seu nome ou função trocados.
  2. Um controle de freqüência deve ser apresentado aos Associados com informações corretas e atuais para que cause o impacto desejado a quem venha lê-lo.
  3. A Ata de uma reunião deve ser lida aos Associados na primeira reunião seguinte, ou mesmo, remetida eletronicamente àqueles que têm E-mail ou MSN, e se o Clube possuir Site a Ata poderá ser publicada, (Acesso restrito com Senha), ficando à disposição para leitura afim de que:
    1. Se tenha um registro das decisões nela aprovadas.
    2. Sejam recordadas, e confirmadas.
    3. E principalmente, para que se tenha um acompanhamento eficaz das atividades que estejam em curso.

Nota: Sugerimos que se faça Ata, além das reuniões ordinárias e assembléias, das Festivas de Visita do Governador, Posses e Comemorações Especiais.

FUNÇÕES PRINCIPAIS DO SECRETÁRIO:

  1. Logo que tomar posse aconselhamos o Secretário para que envie comunicados da mudança da Diretoria do Clube para a Imprensa, Autoridades e Entidades, etc, parceiras do Lions.
    Manter uma caixa postal no correio também é recomendável.
  2. Elaboração da Ata
    É importante e bem claro que as Atas (registro escrito em que relata fielmente o ocorrido numa reunião, convenção, congresso, etc...), deve ser elaborada logo após o encerramento do evento, fato que leva o Secretário a ter um melhor desenvolvimento na sua redação, porque os fatos ainda estão nítidos na sua mente. Nas Atas do Clube, devem ser registradas todas as correspondências recebidas e expedidas.
  3. Nas reuniões fazer a leitura da Ata da reunião anterior, e como já dissemos anteriormente a Ata pode ser enviada com antecedência aos Associados por carta, por E-mail ou pelo Windows Live Messenger - MSN. Se o Clube possuir Site a Ata poderá ser publicada (Acesso restrito com Senha).
    Dar ciência dos expedientes recebidos e expedidos, como jornais, revistas, convites, pedidos, pois alguns podem estar relacionados e poderão ser discutidos na Ordem do Dia da própria reunião.
  4. Discutir com o Presidente os assuntos que estarão na pauta da Ordem do Dia.
  5. Dar informações aos Associados do andamento da Secretaria. Falar sobre o último Informe Mensal enviado, posição dos Associados até aquele mês, ou outra informação que possa ser útil e que todos tenham conhecimento.
  6. No inicio da gestão, confeccionar as carteiras de identidades dos Associados (enviadas em branco pó Lions Internacional) e entregar àqueles que estão "em pleno gozo de seus direitos" com o Clube. Entendem "pleno gozo dos seus direitos" aqueles que estão em dia com seus deveres para com o Clube: pecuniários, freqüência, etc.
  7. Atualizar e enviar relação dos Associados à redação da Revista The Lion com nome, endereço, para que cada um receba em casa o seu exemplar.
  8. Enviar o Informe Mensal de Movimentação de Associados, até o último dia do mês relativo. Quando este dia ocorrer em final de semana ou feriado, enviar no primeiro dia útil seqüente ao Lions Clube Internacional, a Governadoria do Distrito, ao Presidente de Região, Presidente de Divisão, Assessor de Estatística e Informática do Distrito e a Revista The Lion.
    Hoje por e-mail pode-se enviar o Informe Mensal simultaneamente a Lions Internacional, a Governadoria do Distrito, ao Presidente de Região, ao Presidente de Divisão, ao Assessor de Estatística e Informática do Distrito e a Revista The Lion.
  9. Providenciar a confecção de uma nominata para o Clube e a relação plastificada dos Associados com telefone para consultas rápidas.

IMPORTANTE:

O Informe Mensal é feito para informar apenas a Movimentação de Associados, portanto, nada mais deve ser "escrito" no corpo do Informe. A atividade do Clube ao Lions Internacional, deve ser feita apenas no final da gestão, no mês de junho, através do Modelo A-1, que o Secretário recebe na pasta no inicio do Ano Leonístico, e que também está disponível no Site de Lions Internacional www.lionsclubs.org

INFORMAÇÃO:

Lions Internacional não está enviando mais o Impresso de Informe Mensal de Associados pelo Correio, sendo que, o referido impresso pode ser baixado no Site de Lions Internacional www.lionsclubs.org

Lembramos que o Lions Internacional na sua meta de informatização tem incentivado os Clubes para que enviem o Informe Mensal via Internet, o que acarreta maior rapidez, eficácia e segurança.

SENHAS

Para que o Secretário tenha acesso aos relatórios no Site de Lions Internacional é preciso obter a Senha que é fornecida pelo Lions Internacional. Para isso é necessário que o Clube tenha enviado o Formulário PU-101 de 2007/08 (Formulário de comunicação de Dirigentes de Clubes) e que seu endereço e e-mail foram incluídos, possibilitando que sejam enviadas as informações.

Transcrevemos uma correspondência de Lions Internacional instruindo o acesso ao Website WMMR:

"Queremos que você Dirigente de Clube conheça alguns aspectos do novo Website de Associados de Lions Clubs International o (WMMR) que poderá ajudá-lo durante o seu mandato como Dirigente Leonístico.

Para Dirigentes de Clubes o Site permite manter um controle do quadro social do Clube, acrescentar Associados, atualizar as informações dos Associados existentes, Baixar Associados, Transferir Associados de outros Clubes, criar listas de Associados, Folha de Presença e outros relatórios. Se você usar o Website WMMR para fazer relatórios mensais de Associados, não será necessário enviar à Sede Internacional o Informe de Movimento de Associados impresso em papel.

Se você puder, sugerimos que visite o Website de Associados para ver o que lhe oferece, e tentar usá-lo. Esperamos que seja de fácil uso para você.

O uso deste Website para relatórios de Associados é gratuito para Clubes, Distritos e Distritos Múltiplos.

Para localizar o Website, vá a www.lionsclubs.org e clique no botão à esquerda "Enviar os Relatórios de Associados e Atividades".

Para acessar o Website do quadro social, você deve entrar com o seu número de identificação de Associado e a sua senha. O Presidente e o Secretário poderão modificar e enviar relatórios.

O Tesoureiro do Clube terá um acesso limitado a leitura de relatórios e acesso para digitar dados no de faturamento. O seu número de identificação de Associados e senha estão indicados no final desta carta. Estes códigos de acesso serão válidos somente durante o seu mandato.

Agradecemos a sua atenção e desejamos a você muito sucesso neste próximo ano fiscal".

Cordial e Leonisticamente

Wayne Mc Pherson
Departamento de Informática
Lions Clubs International

Se as informações foram incluídas após o início do mandato em 01 de julho, as Senhas serão enviadas por carta ao Presidente, Secretário e Tesoureiro.

Outras informações para se obter a Senha, o Secretário deve entrar em contato com o Departamento de Suporte de Informações do Sistema: e-mail passwords@lionsclubs.org ou wmmr@lionsclubs.org incluindo o seu número de identificação de Associado, seu nome, número de identificação do Clube.

Observações: Todos os relatórios usados pelo Secretário estão disponíveis no Site de Lions Internacional www.lionsclubs.org tais como: PU-101 e outros, por isso é importante que todos tenham a Senha de acesso.

- No início da gestão o Secretário, com a ajuda do Tesoureiro, deve confeccionar a Ata de Posse da Diretoria do Clube, registrá-la em Cartório, para abertura e regularização de contas bancárias.

Nota: Para o registro da Ata de Posse, é necessário que o Estatuto do Clube, esteja registrado em Cartório.

- O Secretário deve ficar atento às obrigações legais do Clube, sempre em consonância com o Tesoureiro tais como: Declaração de Imposto de Renda, RAIS, IPTU, e outras obrigações.

O Secretário deve ainda providenciar junto à Receita Federal, a troca do CPF do responsável pelo CNPJ do Clube (que é o Presidente do Clube) bem como o endereço.

Observações: Ainda que o Lions seja isento, é obrigatória a apresentação pelo Clube da Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica.

- Normalmente o Secretário é o responsável pela elaboração dos dados e planilhas para a participação do Clube no Concurso de Eficiência do Distrito ou de outros que poderão surgir durante o Ano Leonístico.

- O Secretário deve manter atualizada a relação de Associados do seu Clube, contendo o dia, mês e ano de ingresso no Lions. O Lions Internacional envia para o Clube Chevrons de 10, 15, 20, 25, 30, 35..... e assim sucessivamente a partir de 10 anos de Afiliação.

Porém estes prêmios não são enviados automaticamente. É preciso que o Secretário envie para o Lions Clube Internacional o nome e o número dos Associados que estão completando os Anos Leonísticos citados para que recebam os Pin's.

- O Secretário tem a "obrigação" de participar da Escola de Dirigentes que são realizadas na 1ª Reunião Distrital do Distrito.

- Como Membro Deliberativo deve participar das Reuniões do Comitê Assessor, que são organizadas sob a responsabilidade do Presidente da Divisão, obrigatoriamente nos meses de setembro, novembro e fevereiro, conforme o Estatuto do Distrito. Nestas reuniões o Secretário deve apresentar o relatório do Clube, no período anterior, até a sua realização.

- Participar das Reuniões do Conselho Distrital; Conselho Distrital Regionalizada e das Convenções do Distrito.

PROTOCOLO

Além de todas estas funções que já mostramos o Secretário deve saber sobre o Protocolo de Lions, para que em conjunto com o Diretor Social, poder organizar as Assembléias e outras reuniões protocolares do Clube, principalmente no que diz respeito à posição das bandeiras, estandartes, ordem de precedência para a composição da Mesa Diretora, e outras.

Exemplo da posição das Bandeiras: Reunião realizada em Ourinhos SP:

2 Bandeiras: Brasil - Lions

3 Bandeiras: Estado, Brasil, Lions

4 Bandeiras: Município, Brasil, Estado, Lions

5 Bandeiras: Município, Estado SP, Brasil, Estado MS, Lions

6 Bandeiras: Município, Estado SP, Brasil, Paraguai, Estado Ms, Lions

Observações: As Bandeiras são colocadas por ordem de importância no evento. A lei nº 8421 de 11 de maio de 1992 não prevê outra forma de Saudação à Bandeira Nacional a não ser a posição de sentido e continência para os militares, e os civis de pé em atitude de respeito e silencio. Com a cabeça descoberta. Saudar a passagem da bandeira nacional em desfile ou em qualquer outra ocasião com salva de palmas também não está previsto na referida lei.

LIONS CLUBES INTERNACIONAL

PROTOCOLO OFICIAL

A seguinte lista reflete a diretriz oficial de protocolo da Associação Internacional de Lions Clubes. Somente o Companheiro Leão designado para anunciar a formação da Mesa Diretora deve dar conhecimento dos dignitários presentes.

ORDEM DE PRECEDÊNCIA:

Os Dirigentes devem ser apresentados na seguinte ordem:

  1. Presidente Internacional
  2. Ex - Presidente Internacional imediato
  3. Vice-Presidentes Internacionais
  4. Diretores Internacionais
  5. Ex - Presidentes Internacionais
  6. Ex - Diretores Internacionais
  7. Presidente de Conselho de Governadores
  8. Governador de Distrito
  9. Ex- Presidente de Conselho de Governadores Imediato
  10. Administrador Executivo da Associação
  11. Secretário da Associação (Voluntário)
  12. Tesoureiro da Associação (Voluntário)
  13. Vice-Presidente de Conselho de Governadores
  14. Ex - Presidentes de Conselho de Governadores
  15. Ex - Governador de Distrito Imediato
  16. Vice - Governador de Distrito
  17. Ex- Governadores de Distritos
  18. Secretario de Distrito Múltiplo (Voluntário)
  19. Tesoureiro de Distrito Múltiplo (Voluntário)
  20. Secretário de Distrito (Voluntário)
  21. Tesoureiro de Distrito (Voluntário)
  22. Presidente de Região
  23. Presidente de Divisão
  24. Assessores Distritais
  25. Presidente de Clubes
  26. Ex - Presidentes de Clubes Imediatos
  27. Secretários de Clubes
  28. Tesoureiros de Clubes
  29. Diretores de Associados
  30. Diretores Sociais
  31. Diretores Animadores
  32. Ex - Presidentes de Clubes

OUTRAS INFORMAÇÕES:

O Secretário deve receber no início da gestão, um envelope de Lions Clube Internacional, através do Secretário do Ano Leonístico anterior, que normalmente deve ter, entre outros: Modelo para pedido de material; Modelo A-1; Formulário para Presidente 100%; Modelo de Transferência; Ficha de Afiliação; Modelo de Identidade e outros criados durante o ano.

O Material do Presidente, Secretário, Tesoureiros e outros relatórios, poderão ser baixados no Site do Lions Internacional:

www.lionsclubs.org/po/content/resources clubs.shtmk

Endereço: Lions Internacional

Departamento Íbero-Americano
300 w 22nd Street - OAK BROOK, Illinois
60523 - 8842 - USA.
Site do Lions Internacional: www.lionsclubs.org
E-mail do Lions Internacional: it@lionsclubs.org
E-mail do Departamento Ibero Americano: ibero@lionsclubs.org
Telefones: 0021 - 1630 - 571 - 1693; 0021 - 1630 - 571 - 5466 - Ramal 362

Fundação Lions do Distrito LC.2

Rua Botucatu, 979- Vila Clementino
Fones: 11.575.4011- fax.11.5572.1565
04023-062- São Paulo-SP
Site: www.fundacaolions.org.br
Contato: Sr. Maykon: e-mail: Maykon@fundacaolions.org.br

ENCERRAMENTO:

Pelo que acabamos de ver o Secretário no Lions Clube tem uma quantidade muito grande de atribuições. Como é a alma pensante das diversas funções da Diretoria deve estar sempre apto a dar qualquer informação no que tange à vida administrativa e funcional do Clube.

Como recompensa o Companheiro Leão Secretário ao final de seu mandato se sentirá gratificado por ter alcançado o seu objetivo que é funcionar a engrenagem administrativa do seu Lions Clube e assim colaborar decisivamente para o engrandecimento do Leonismo Brasileiro e Internacional.

Bibliografia:

- Leão Sabido: 34ª Edição - CL PID Áureo Rodrigues - Santos SP

- Instrução Leonística: O Secretário - CL Luiz Carlos de Oliveira

Associado do Lions Clube de Piracicaba - Vila Rezende - Piracicaba SP

- Manual para Secretários de Clubes: CL PDG 2005/06 Adelfo Manuel da Silva Dourados MS - Escola de Dirigentes - 1ª Reunião do Conselho Distrital do Distrito LB-1 -

realizada nos dias 28 e 29 de julho de 2007 em Presidente Prudente - SP

-Tópicos Atualizados/Comentários e Experiências vividas como Secretário pelo Autor deste Trabalho: CL PDG 2005/2006 Marciano Silvestre da Silva - Associado do Lions Clube Cidade de Ourinhos - Ourinhos SP


* PDG Marciano Silvestre da Silva
Presidente do Conselho de Governadores DMLB A. L. 2008/2009
E-mail: md.silvestre@terra.com.br
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