Cargo de Vice-Presidente de Clube

Um ano antes do seu mandato como presidente você é o Vice-Presidente eleito
CL Paulo Fernando Silvestre *
Chegou o grande momento!

Você foi aceito para ser o novo vice-presidente do Lions de São Paulo.

Tenho certeza que você aceitou esta honraria com a grande demonstração de confiança que os companheiros do clube demonstraram.

Analise e adapte seus compromissos pessoais, familiares e profissionais e trace um horizonte no qual, durante um ano, você vai conduzir o Lions de São Paulo.

A preparação é muito importante! Veja como os ex-presidentes e o atual presidente do seu clube e dos clubes que você visitou ou visitará se comportam. Veja o que de melhor eles fazem e tente "copiá-los".

Analise, palavra por palavra, o Código de Ética dos Leões e os Propósitos dos Lions Clubes. Conheça esses dois documentos com profundidade. Nesse aprendizado concentre-se em conhecer o Estatuto do seu Clube e dos demais órgãos superiores de Lions Clubes.

Aprenda Lions. Leia tudo sobre Lions: Leão Sabido, Livros de Protocolo, a revista The Lion em português, o site de Lions International que é riquíssimo em materiais didáticos e cursos à distância: www.lionsclubs.org.

Visite o Site de Instruções Leonísticas: www.instrucoesleonisticas.jor.br onde você encontrará um riquíssimo acervo de Instruções Leonísticas e a tão necessária Cultura Leonística.

Troque idéias, participe! Freqüente as Reuniões de Lions: Assembléias de outros clubes, Comitê Assessor, Conselho Distrital, Convenção Distrital e Convenção do seu Distrito Múltiplo e se possível participe de Convenções Internacionais.

O Lions é uma instituição que tem uma bela estrutura administrativa e organizacional. Quase tudo já está estudado, preparado e está disponível para você desempenhar muito bem a sua função de Presidente.

A começar pelo Manual de Dirigente de Clube. Ele chega muito próximo da sua posse, acho que muito tarde. Peça emprestado ao seu Past-Presidente. O seu terá muito poucas mudanças.

O Manual de Dirigente facilitará sua tarefa. Ele é formado de dois blocos:

Informações básicas

Trata de Recursos da Sede Internacional, do site de Lions Clubs International na Internet, Estatuto e Regulamentos para Lions Clubes, das Revistas e boletins, Programa Internacional e Lions Clubs International Foundation. Tratam da estrutura do clube, Dirigentes, das Comissões, das Finanças do clube, dos orçamentos, do uso do nome e emblema do Lions, do limite da autoridade do presidente, das habilidades de liderança, entre outros temas.

Administração do clube

Enfoca o que fazer no início e durante o Ano Leonístico e no final da gestão.

Após a sua eleição como vice - presidente, comece a trabalhar. Não interfira na administração ainda em plena atividade. Respeite-a. Peça sua colaboração.

Preparação e planejamento para o cargo de Presidente do Clube

1 - Preparação:

Comece a preparar o seu mandato como presidente antes de tomar posse. Não espere a posse para começar a preparação. O tempo passa rápido. Comece logo, pois daqui a pouco todo o seu mandato como vice-presidente terá terminado.

2 - Planejamento:

O planejamento é a base de sustentação de seu belo mandato como Presidente. Sem planejamento o melhor sucesso fica remoto.

Chame seus companheiros de diretoria (você já deve preocupar-se com a formação da sua diretoria), convoque os demais Associados e discuta o que deve ser feito no seu Ano Leonístico. Veja quais os pontos fortes do Clube, no que ele é bom, no que ele sabe fazer bem feito.

Veja também quais as suas deficiências, as suas fraquezas. Aproveite os pontos fortes e procure reduzir ou eliminar as suas deficiências e fraquezas.

Isso se consegue através de planejamento.

Instigue os Associados a proporem objetivos e atividades. Analise-os, escolha em consenso os melhores, os exeqüíveis. Defina-os, designe responsáveis pelos Planos.

Examine se os Planos estão aproveitando todo o potencial de trabalho do clube. Veja se ninguém ficou de fora, ficou esquecido. Estabeleça metas, cronogramas e recursos. Divulgue-os.

3 - Não comece tudo de novo.

Não jogue no lixo tudo o que o clube já fez. É comum os cubes "morrerem" no dia 30 de junho e "renascerem" em 01 de julho. Muitos novos dirigentes abandonam tudo o que foi feito pelo Past-Presidente e começam tudo de novo. Aproveite tudo de bom que foi feito. Dê continuidade aos bons programas.

Se for mudar o "foco" do Clube veja se há consenso entre os Associados.

4 - Escolha as atividades de serviço do Clube.

Em geral, as atividades de serviço se concentram em quatro áreas:

a) O Programa Internacional Anual que apresenta os programas que serão enfatizados pelo Presidente Internacional.

b) Atividades tradicionais e em andamento de Lions Clubs International, como Prevenção da Cegueira, Desenvolvimento Juvenil, Cartaz da Paz e assim por diante.

c) Participe dos projetos desenvolvidos pelo seu distrito.

d) Necessidades específicas da sua comunidade.

5 - Designe as comissões:

As comissões são uma forma inteligente de Lions International integrar todos os Associados, pois todos têm chance de pertencer e trabalhar em uma Comissão.

Procure designar pessoas de acordo com suas habilidades e conhecimento, não coloque um médico na Comissão de Estatuto e Regulamentos, ele poderá até aceitar, mas se sentirá mais confortável numa comissão de assuntos de saúde.

Utilize os Vice-Presidentes do Clube para Coordenar as Atividades das Comissões, lembrando que as Comissões têm um Presidente.

Não esqueça os Diretores Vogais. Dê atribuições a eles.

Se o Associado estiver envolvido nas atividades do clube, ele estará se realizando como Leão e não pensará em nos abandonar. Mais importante ainda, antes de assumir um compromisso com um determinado projeto, examine cuidadosamente os seus recursos tais como tempo, orçamento e apoio de voluntários. Não esqueça: planejar, organizar, executar e controlar.

6. Conheça os formulários:

Embora você não esteja diretamente ligado a eles, é importante conhecê-los. Conheça os prazos, anote e controle.

Procure o Secretário e o Tesoureiro para tal fim, afinal toda a responsabilidade sobre eles, será sua. Estes são os formulários:

6.1 - Informe Mensal de Movimento de Associados (C-23-A):

Para comunicar à sede internacional a situação do quadro social.

6.2 - Relatório Anual de Atividades de Clube (A-I):

É preenchido uma vez ao ano, é usado para relatar as atividades de serviço do clube.

6.3 - Informe de Dirigentes de Clube (PU-101):

Importantíssimo, contém informações para contato com os novos dirigentes.

7. Responsabilidades fiscais:

Há diversos assuntos importantes de caráter financeiro que devem ser tratados ao iniciar o seu mandato.

7.1 - Assuntos Fiscais:

Os Clubes têm personalidade jurídica. Embora tenham isenção de Imposto de Renda, são obrigados a apresentarem a Declaração de Isentos em datas divulgadas pela Receita Federal. Há também a declaração da RAIS - Registro Anual de Informações Sociais, obrigatória em data determinada.

O não atendimento dessas responsabilidades implicará em multas pesadas para o Clube. Anote as datas e controle.

7.2 - Elaboração os orçamentos:

Preparar os orçamentos do clube é uma das responsabilidades mais importantes do tesoureiro, em conjunto com a Comissão de Finanças e com o Presidente do Clube.

PRONTO!

É chegado o momento da posse. Você será o melhor presidente de todos os tempos do clube. Você será um marco importante no clube. Antes e depois do seu mandato. Para isto você vai transformar o clube no melhor do distrito, um clube de qualidade. Você se preparou para isto. Os Associados sabem disso e reconhecem as suas qualidades.

Prepare uma Assembléia Festiva de Posse de gala, lógico, juntamente com o presidente que está saindo. Convide seus amigos, autoridades, Dirigentes Leonísticos e companheiros de outros clubes.

Prepare um discurso escrito, nada de improviso, no qual você vai reafirmar o seu prazer, a sua honra de ser Leão e ainda presidir o seu Clube. Não seja longo. Apresente os planos do clube. Os objetivos e metas a serem atingidos. Seja humilde. Mostre capacidade. Atire a vaidade pessoal no lixo. Seja autêntico. Mostre convicção e persistência. Convoque os associados, a diretoria, os Dirigentes Leonísticos e a comunidade presente para batalharem juntos pelo engrandecimento do Clube.

PRONTO!

Agora você é o Presidente do Clube

Você chegou lá. O clube aguarda suas ordens, sua palavra de comando.

Execute os planos. Una a diretoria e os associados e não espere para iniciar os trabalhos.

1. Presidir reuniões:

É o presidente que dirige todas as reuniões do clube. E começa na sua posse, pois parte da Assembléia será presidida por você.

Prepare o roteiro dessa e de todas as assembléias. Não improvise nunca. Faça das Assembléias Gerais Ordinárias (AGO) e Reuniões de Diretoria momentos agradáveis e produtivos em que os associados tenham prazer em participar. Obedeça aos horários de início e término das reuniões. Observe o Protocolo Leonístico. Os Leões são voluntários, mas poucos têm todo o tempo disponível para o Lions.

Sugere-se um Roteiro que pode ser adaptado pelo Clube:

O Site de Instruções Leonísticas e LEOísticas possui no item Instruções Leonísticas uma instrução completa sobre o Protocolo Leonístico para ser aplicada em uma Assembléia Geral Ordinária (AGO) e Reunião de Diretoria, com o título: PELOS MEANDROS DAS REUNIÕES LEONÍSTICAS. Não deixe de lê-la.

2. Comunicação eficaz:

É vital que as linhas de comunicação entre os membros da diretoria permaneçam abertas, assim como as linhas de comunicação entre a diretoria e os associados do clube, dirigentes do distrito e a comunidade. Use a Internet.

3. Quotas do clube:

A diretoria do clube estabelece o valor da quota mensal dos Associados que será necessária para manter o clube em boa situação financeira. As quotas do clube devem incluir as quotas do distrito e a internacional.

4. Correspondência:

É grande o número de correspondência, que deve ser respondida prontamente e de uma forma profissional para assegurar uma eficiente administração do clube.

5. Associados:

Há diversos assuntos referentes à movimentação de associados, cujas soluções encontram-se no Estatuto e nos Regulamentos de Lions Internacional.

6. Freqüência:

Mantenha o controle da freqüência dos associados, estabeleça regras de compensação de faltas e verifique se os associados preencheram os requisitos de freqüência.

7. Prepare o sucessor:

Não deixe para a última hora. Vá trabalhando alguém como você foi trabalhado para assumir a presidência.

8. Responsabilidades financeiras:

O tesoureiro do clube é responsável pelo envio de diversos pagamentos ao distrito e à sede internacional. Os tesoureiros de clube devem seguir as instruções da Governadoria e de Lions International para garantir que a conta do clube seja devidamente creditada pelos pagamentos efetuados.

9. Cuide das finanças do Clube:

Uma vez por mês ( de preferência na primeira AGO ) o tesoureiro deve apresentar e explicar o balancete financeiro que deve incluir o seguinte:

Detalhes das receitas e despesas durante o período transcorrido desde o último relatório nas contas administrativas e de atividades.

Valores estabelecidos para as despesas.

Saldo de caixa do clube no começo e no final do período.

Total até a data do dinheiro gasto pelo clube em atividades e despesas administrativas em comparação com o total gasto no ano anterior.

Inadimplência

Acompanhamento dos orçamentos.

10. Promova o seu clube:

Um elemento essencial para o sucesso do clube é como ele é visto pela comunidade. Desenvolver e implementar um programa de relações públicas ajudará o clube a ser bem recebido e a contar com o apoio dos membros da comunidade.

A comunicação interna também é muito importante.

Outro instrumento de comunicação que está se tornando cada vez mais importante é o site do clube na Internet. O site pode ser acessado por todos os interessados ligados ao clube direta ou indiretamente.

11. Programe a criação de um novo clube:

É um grande desafio. Mas você só vence se tiver a ousadia de querer vencê-lo. Há vários tipos de clubes, entre eles: Novo século, Universitário e os Clubes Tradicionais. O programa de núcleo também pode ser introduzido em novas comunidades. Você receberá do Governador todo o apoio necessário para essa tarefa, inclusive financeiro.

12. Comitê Assessor e Reunião do Conselho Distrital:

Nos distritos em ambas a presença do presidente é obrigatória e são muito úteis para os dirigentes de clube. Permitem a troca de idéias sobre programas, projetos, atividades de levantamento de fundos, assuntos sobre Associados e oferecem um fórum para estabelecer um relacionamento cooperativo entre os clube

13. O governador de distrito:

O governador faz uma visita aos clubes do seu distrito durante o seu mandato, à nível de região ou clube a clube. É a oportunidade para reforçar o seu relacionamento com o governador. A recepção ao governador deve ser calorosa e é uma ótima oportunidade para ele se dirigir aos associados dos clubes. Durante o ano, os clubes devem informar o governador sobre as suas principais atividades.

14. Participe de convenções:

A participação em convenções sejam elas de distrito, distrito múltiplo e internacional, é uma excelente maneira de aprender mais sobre a associação, de renovar a motivação e de fazer novas amizades.

FINAL DO MANDATO

Chegamos ao final do mandato. Devemos ter o sentimento do dever cumprido. Olhamos o que fizemos ao longo do Ano Leonístico e devemos estar orgulhosos pelas nossas conquistas.

Seja discreto nas comemorações. Lembre-se, seus antecessores também quiseram fazer o melhor. Se você se saiu melhor, seja discreto. Deixe que a comunidade reconheça.

Prepare o relatório da sua Gestão, em dois exemplares. Um para o Clube e outro para você guardar como lembrança.

Prepare o discurso de despedida. Agradeça muito e elogie sempre. Mais uma vez deixe a vaidade de lado.

Se não aconteceu tudo o que foi programado, mas você deu tudo de si, fique com a consciência tranqüila.

APÓS O MANDATO

1. Reconhecimento:

Prepare reconhecimentos aos associados do clube e a todos aqueles que ajudaram o seu clube.

2. Prêmio de Excelência de Presidente de Clube:

O formulário de solicitação do prêmio deve ser preenchido pelo secretário do clube, aprovado pelos respectivos Dirigentes do Distrito e enviado à sede internacional para processamento.

3. Transferência para a nova equipe de liderança:

Assim como você fez um ano atrás, ao consultar o presidente do clube antes da sua posse, os novos dirigentes possivelmente também querem receber orientação sobre as novas funções. Dê a eles as informações necessárias sobre a situação do clube, explique os pontos mais importantes e ofereça qualquer outra sugestão pertinente. É indispensável transferir os registros do clube aos novos dirigentes.

4. Tenha uma bela postura de ex-presidente:

Seja discreto, participativo e colaborador. Contribua. Não critique. Evite: "no meu tempo...." "Quando eu fui Presidente ..."

Continue sendo um CL ativo do seu Clube, sempre pronto a assumir as funções que lhe forem designadas.

Fontes de pesquisa:

Site de Lions Clubs International

Leão Sabido - 36ª Edição

Seminário Eletrônico de Liderança Leonística: e-sell

Literaturas Leonísticas diversas

Minha experiência leonística


CL Paulo Fernando Silvestre * CL Paulo Fernando Silvestre
Editor do site Instruções Leonísticas
Membro da Escola de Preparação de Líderes do Distrito LC-2
Assessor de Instruções Leonísticas do APLIONS
Associado do Lions de São Paulo - Ipiranga - DLC-2
E-mail: paulo@instrucoesleonisticas.jor.br
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